Наприклад, характеристика на працівника може знадобитися в банку при отриманні працівником кредиту, або її можуть запитати органи опіки під час оформлення усиновлення. Також із запитом про отримання характеристики може звернутися не співробітник, а представники судової чи виконавчої влади.
Запросити характеристику може і сам працівник. Тоді він подає до відділу кадрів заяву у вільній формі. Якщо працівник сам попросив характеристику, надайте її протягом трьох робочих днів (ст. 62 ТК).
Також характеристика на співробітника може знадобитися для внутрішніх цілей: для нагородження, атестації, переведення на іншу посаду тощо. Характеристика допоможе і під час розслідування службових пригод за участю конкретного працівника.
Законодавство зобов'язує державні органи та організації вимагати характеристику на працівника з попереднього місця роботи, а також з державної організації, яка була його місцем роботи протягом попередніх 5 років.