Хто і за якою формою оформляє Заповнити та видати характеристику для МСЕ зобов'язаний роботодавець. Складають та запевняють її як мінімум два співробітники — кадровик, бухгалтер, лікар та ін. Після них підпис ставить генеральний директор.
Для цього необхідно звернутися до Головного бюро МСЕ у регіоні проживання із заявою. Заяву можна надіслати через портал Держпослуги або подати до бюро, яке ухвалило рішення – у цьому випадку фахівці зобов'язані в 3-денний термін передати заяву до Головного бюро.
У характеристиці умов праці повинна бути надана інформація про роботодавця, дані з ЄДРЮЛ або ЄДРІП, відомості про робоче місце, посаду працівника, стаж у конкретній професії та загальний стаж на даному підприємстві. Роботодавець пише характеристику з урахуванням результатів СОУТ.