Ви можете сказати: «Дякую за надану можливість, але я не зможу бути присутньою». І крапка. Жодних пояснень чи вибачень не потрібно. Люди, як правило, починають щось пояснювати, але краще відповісти коротко і замовкнути.
Наприклад, "Мені вас дуже шкода, але я допомогти нічим не можу", "Я вас розумію і хочу вам допомогти, але вирішити питання не в моїй компетентності". Або «Я бачу, що вам нелегко, але вирішити вашу проблему я не можу». Це досить ввічлива відмова і її можна використовувати в будь-якій обстановці – формальній та неформальній.
обов'язково вибачтеся за зрив заходу; виявіть доброзичливість, Ввічливість, запропонуйте щось як компенсацію (наприклад, сходити в кіно або погуляти в інший раз).