На титульному листі особової справи відображаються такі реквізити: особиста справа № згідно з книгою обліку особового складу педагогів та співробітників ДНЗ, Ф. І. О. працівника, найменування посади, найменування установи, прийнятий (№, дата наказу), звільнений (№, дата наказу), відповідальний за оформлення особової справи Ф.
Зазвичай список документів у особистій справі працівника такої:
- Внутрішній опис документів.
- Заява про прийом на роботу.
- Анкета заповнена співробітником при працевлаштуванні.
- Особистий листок з обліку кадрів.
- Додатки до особистому листку.
- Трудовий договір, а також допники до нього.
- Посадова інструкція співробітника.
Сюди входить те, що надає людина: паспорт, ІПН та СНІЛЗ, а також документи військового обліку, дипломи та рекомендації з попередньої роботи. І бланки, які складає працівник кадрової служби: анкета та заява про прийом, наказ, договір.
Серед визначених Правилами документів — внутрішній опис документів особистого справи, оригінал заяви про прийом на роботу (або екземпляр трудового договору, що залишається у роботодавця), копія наказу про прийняття на роботу. До особистому справі долучимо та копії наказів про переведення на іншу посаду або про звільнення.