Поки працівник працює у роботодавця, його особиста картка зберігається у кадровій службі — у спеціально обладнаному приміщенні, вогнетривкій шафі або сейфі.. Після звільнення особиста картка закривається та передається до архіву компанії, де зберігається 50 років або 75 років (якщо звільнення відбулося до 01.01.2003).23 березня. 2023р.
Заповнюється картка на підставі документів – наказу про прийом, паспорт, трудову книжку, атестат, військовий квиток, СНІЛС. Якщо за звільнення співробітник просить видати йому копію картки Т2, то роботодавець повинен це зробити. Оригінал залишається в компанії і зберігається належний термін (50 – 75 років).
Особисті картки звільнених працівників треба зберігати 50 років. Термін встановлено у Наказі Росархіву 236 від 20.12.2023. Картки працівників, звільнених до 19.02.2023, зберігають ще довше – 75 років. Такий термін встановлено тими, що діяли в той період Наказом Мінкультури РФ 55 від 25.08.2010 та Наказом Главархіву СРСР від 15.08.1988.
Як зберігати особисті картки співробітників До тих пір, поки працівник працює в організації, його особиста картка повинна зберігатися у кадровій службі. Причому не серед інших паперів, а окремо — в шафі, що не згорає, або сейфі. Особисті картки та особисті відносини зберігаються окремо.